skip to Main Content

Ekip Nedir?

Ekip Nedir?

Ekip Nedir?

 
Bu soruya cevap vermeden önce işletmelerin neden ekip oluşturmaya ihtiyaç duyduğuna bakarsak durumu daha iyi kavrayacağımızı düşünüyorum. Globalleşen iş dünyasında hızla artan rekabet koşulları günümüzde çalışanların iş yükünü öylesine artırdı ki artık bir çalışanın tek bir görevi yalnız başına yerine getirebilmesi imkansız hale geldi. Bu yüzden işletmeler günümüzde verilen işlerin daha hızlı ve verimli bir şekilde yerine getirebilmesi için birbirini tamamlayacak şekilde farklı beceri ve yeteneklere sahip kişilerden oluşan ekipler oluşturma yoluna gitmektedir. Ekipler daha çok işletmelerin bünyesinde bulunan departmanların bünyesinde kurulan daha küçük gruplar olarak da tanımlanabilir.

Ekip Türleri

İşletmeler departman bünyesinde birbirinden farklı görevleri yerine getirebilmek için çeşitli ekipler oluşturabilmektedir. El nihayetinde işletme bünyesinde bulunan birbirinden farklı görev ve sorumluluklara sahip tüm birimler yine bir bütünün parçası olup bağlı bulundukları işletmenin hedeflerine en verimli şekilde ulaşmasını sağlamak için çalışmaktadır.
İşletmelerin bünyesinde bulunan ekipleri iki ana gruba ayırabiliriz. Bu ekip türlerinden biri mobil yani ofis dışında çalışan ekiplerdir diğeri de ofis içi yani işletme içerisinde faaliyette bulunan ekiplerdir.

Mobil Ekip Nedir?

Mobil tabirindende anlaşılacağı gibi sürekli hareket halinde olan çalışanların oluşturduğu ekiplere mobil ekip denmektedir. Bu ekipler işletmenin ofis dışında gerçekleştirilmesi gereken faaliyetlerini yerine getirerek işletme hedeflerine katkıda bulunurlar.
Mobil ekiplerin en büyük özelliklerinden biri de iş akışları gereği çalışmalarının bir bölümünü yine ofis içerisinde gerçekleştirmesidir. Burada %75’e %25’lik bir dağılım olduğunu söyleyebiliriz.

Mobil Ekip Çeşitleri

İşletmeler faaliyet alanlarına göre departmanları için bir veya birkaç mobil yani işletme dışında çalışan ekipler oluşturabilir. Aşağıda örnek gösterdiklerimden pazarlama departmanını ele aldığımızda altında saha pazarlama ekibinin olduğunu görüyoruz. Pazarlama faaliyetleri yerel olmaktan çıkan firmalar saha pazarlama ekiplerinin altında dahi ekipler oluşturabilmektedir. İstanbul için örnek vermek gerekirse Anadolu yakası pazarlama ekibi, Avrupa yakası pazarlama ekibi olarak düşünebilirsiniz.
Ofis dışı mobil ekip örnekleri;
Pazarlama Departmanı – Saha Pazarlama – Kurumsal Pazarlama – Saha Satış Ekibi vb
İdari İşler Departmanı – Kurye-Posta Teslimat Ekibi vb
Teknik Servis Departmanı – Mobil Teknik Servis Ekibi – Tamir Ekibi vb
Lojistik Departmanı – Araç – Filo – Servis Ekibi vb

Ofis Ekibi Nedir?

İşletme içerisinde çalışan ekiplere ofis ekibi olarak tanımlanmaktadır. Bu ekipler daha çok işletmenin yönetimsel faaliyetlerini yerine getirmektedir. Ofis ekipleri de mobil ekiplerde olduğu gibi çalışmalarının bazı bölümlerini işletme dışında gerçekleştirebilmektedir. Buradaki dağılımda %90’a %10 gibi düşünebilirsiniz.

Ofis Ekibi Çeşitleri

Hemen hemen tüm işletmelerin departmanları ile ofis ekipleri birbirine benzerlik gösterdiğini söyleyebiliriz. Aşağıda kısmende olsa örnekleri görebilirsiniz.
Ofis içi ekip örnekleri
Pazarlama Departmanı – Kurumsal İletişim – Dijital Pazarlama Ekibi vb
İK Departmanı – Mülakat Ekibi vb
Muhasebe Departmanı – Ön Muhasebe – Faturalandırma Ekibi vb
Bilgi İşlem Departmanı – IT  – Yazılım Ekibi vb
Satınalma Departmanı – Depo – Kalite Kontrol Ekibi vb
Halkla İlişkiler Departmanı – Call Center Ekibi vb
Ar-Ge Departmanı – İş Geliştirme Ekibi vb

Ekip Çalışmasının Avantajları

Ekip çalışmasının işletmelere olduğu kadar çalışanlara da birçok avantajının olduğunu söyleyebiliriz. İşletme açısından baktığımızda verimli çalışan başarılı ekipler az zamanda çok daha fazla görevi yerine getirebilmektedir. Çalışanların iş tecrübesi ve uyumu sayesinde yaratıcı fikirler ortaya çıkması işletmenin gelişen ve değişen rekabet şartlarına daha kolay uyum sağlamaktadır. Yine ekiplerin ortaya çıkaracağı fikirler işletmenin vermekte olduğu hizmet ile ilgili inovasyon gerçekleştirmesine olanak sağlar.
Çalışan açısından baktığımızda ise başarılı bir ekibin üyesi olmanın çalışana birçok yetenek kazandıracağını söyleyebiliriz. Takım ruhu ile hareket eden ekiplerin üyeleri diğer çalışma arkadaşlarının bilgi ve tecrübelerinden faydalanarak kendilerini geliştirebilmektedir. Aynı zamanda başarılı bir ekibin parçası olmak yine iş hayatında çalışanların ön planda olmasını sağlamaktadır.

Ekip Yöneticisinin Önemi

Bir ekip yöneticisinin öncelikle ekibine liderlik edebilecek vasıf ve tecrübeye sahip olabilmesi gerekmektedir. Liderlik vasıf ve tecrübesine sahip bir yöneticinin en belirgin özelliği işletme hedefleri için belirlenen stratejiler doğrultusunda ekibini harekete geçirerek gerekli motivasyonu sağlayabilmesidir. İşletmeler takım liderlerini bu yetkinliğe sahip olmayan kişilerden seçer ise hem ekipler başarısız olacaktır hemde işletme hedeflerine ulaşamayacaktır.

Başarılı Ekip Yönetiminin Sırları

Aslına bakarsanız başarılı olabilecek ekipler oluşturmak işletmeler için düşünüldüğü kadar zor bir durum değildir. İşletmeler doğru ekip üyeleri ile doğru yönetici tercihi yaparak başarılı olabilecek bir ekibi oluşturabilmektedir.
Zor olan kısım ise başarılı olabilecek bir ekibi oluşturduktan sonra bu ekibi başarılı hale getirmektir. bunun içinde işletme yönetimine önemli görevler düşer. Bu görevlerden bahsetmek gerekirse işletme yönetiminin çalışanlarını motive etmesi gerektiğini bilmesi gerekmektedir. Bunun içinde öncelikle çalışanlarına hak ettiklerinin altında ücret ve sosyal haklar verilmemesi gerekir. Ayrıca belirlenen hedeflere ulaşılması durumunda motivasyonu arttırıcı prim, izin vb ödüllendirme seçenekleri olmalıdır. Bu hem çalışanların verimliliğini hemde kuruma olan aidiyetlerini arttıracaktır. Çalışanlara verilecek inisiyatif alanları ise çalışana duyulan güveni hissettireceği gibi yine çalışanın kuruma olan bağlılığını arttıracaktır.

Ekip Çalışması Eğitiminin Önemi

Başarılı ekiplerin en büyük sırlarından bir tanesi kurum içinde gerçekleştirilen ekip çalışması eğitimleridir. Kurum içi eğitimler sayesinde çalışanlar şirket kültürü ile şirket hedeflerini daha iyi kavrarken kendilerini de geliştirme fırsatını yakalamaktadır. Kurum içi eğitimleri bir kültür haline getiren firmalar çalışanları ile daha iyi iletişime geçerek çalışanlarını daha iyi tanımakta ve neler yapabilecekleri konusunda bilgi edinebilmektedir.

Ekip Performansının Ölçülmesi

Başarılı bir ekip yönetiminin bir diğer önemli unsuru da ekip performansının raporlanarak ölçülmesinden geçmektedir. Çalışanların faaliyetlerini belirli sistemler kullanılarak kayıt altına alınması ile çalışanların performansının sürekli olarak takip edilmesi gerekir. Böylelikle dönem dönem performansında dalgalanma yaşayan çalışanlar için gerekli müdahaleleri yaparak çalışanın motivasyonunun tekrar üst seviyeye çıkması sağlanabilir. Ayrıca gelen raporlar analiz edilerek işletme hedefine en iyi performansı sergileyen çalışanlar tespit edilerek işletme bünyesindeki daha önemli pozisyonlara terfi ettirilebilir.

Ekip Yönetimi Programı

Günümüzde ekip ve çalışan performansının ölçülebilmesi için firmalar çeşitli programlar kullanmaktadır. Maalesef bu programların çoğu demode olmuş masaüstü paket programlardan oluşmaktadır. Halbuki gelişen teknoloji ile birlikte günün her anında istediğimiz yer ve cihazdan kullanabileceğimiz web tabanlı ekip yönetimi programları hızla yaygınlaşmaktadır. Bulut teknolojisi ile çalışan web tabanlı programlar işletmelere herhangi bir ek donanım yada kırtasiye yükü getirmemekle birlikte bilgilerin bilgisayar çökmesi vb sebeplerle yok olmasının önüne geçmektedir.
İşletme yöneticilerinin herhangi yer ve zamanda internet bağlantısı bulunan herhangi bir akıllı cihazdan çalışanlarının iş akışlarını, projelerdeki gerçekleşmeleri ve hatta saha personellerinin haritadaki konumlarını gerçek zamanlı olarak takip edebilmektedir.

Ekip Yönetimi Programında Bulunması Gereken Özellikler

Firmalar birçok ekip yönetimi yada iş takip programı olarak adlandırılan sistemler kullanmaktadır. Bu sistemlerin çoğu masaüstü sınırlı paket programlardan oluşmaktadır. Masaüstü paket programların firmalar için depolama alanı oluşturma, mobil kullanıma uyumlu olmaması ve günün ihtiyaçlarına göre güncellenememesi gibi birçok handikapı bulunmaktadır. Tüm bunların yanında çoğu paket program tek başına yeterli olmadığı için yanında birkaç tane daha ek program kullanılması işletmeleri hem maddi hemde kullanım karmaşası nedeniyle zorlamaktadır.
Şimdi bir ekip yönetimi programında olmazsa olmaz olan özellikleri sizler için sıralıyorum.

Bir Ekip Yönetim Programı;

• Herhangi bir yerden sisteme erişilebilir olması için web tabanlı olmalı
• Esnek ve sürekli geliştirilebilen bir alt yapıya sahip olmalı
• Kullanıcı dostu sade bir arayüz tasarımına sahip olmalı
• Saha çalışanlarını takip edebilmeniz için gps üzerinden konum takibi yapabilmeli
• Çalışanların iş planı oluşturmasına olanak sağlamalı
• Tekrarlayan iş ve görevler için otomatik pilot özelliği olmalı
• Çalışan ve yöneticiye iş akışları ve iş durumu ile ilgili uyarı bildirimleri gidebilmeli
• Sistem dosya paylaşımına açık olmalı
• Datalar import ve export edilebilmeli
• Müşteri geri bildirimleri için anket ve formlar oluşturulabilmeli
• Çalışanları günde kaç işi ne kadar sürede tamamladığını izleyebilmeli
• Detaylı çalışan, ekip ve müşteri raporları sunabilmeli
Back To Top